Privacyverklaring FreshCast

FreshCast is een online B2B-softwaredienst voor versspecialisten. Met FreshCast kunnen zakelijke gebruikers onder andere content genereren met behulp van kunstmatige intelligentie, socialmediaberichten voorbereiden en publiceren en de prestaties van gepubliceerde berichten analyseren.

FreshCast is geen afzonderlijke juridische entiteit. De dienst wordt aangeboden door:

Visspecialist van Wijk VOF
Heyhoefpromenade 81
5043 RB Tilburg
Nederland
KvK-nummer: 84249897
E-mail voor privacyvragen: privacy@freshcast.nl

Visspecialist van Wijk VOF is, waar zij zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). FreshCast wordt uitsluitend aangeboden aan zakelijke gebruikers.

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Account- en contactgegevens

• e-mailadres;
• inlog- en accountgegevens;
• naam en rol van teamleden voor zover deze worden opgegeven;
• gegevens die nodig zijn om een gebruiker aan een onderneming en FreshCast-account te koppelen.

Wachtwoorden worden verwerkt via onze authenticatieprovider en worden niet als leesbare wachtwoorden in de FreshCast-database opgeslagen.

Bedrijfs- en factuurgegevens

• bedrijfsnaam;
• straat, postcode en plaats;
• klantnummer;
• abonnements- en factuurgegevens;
• betaalgerelateerde identificatienummers van onze betalingsprovider;
• gegevens die nodig zijn voor het voorkomen van misbruik van proefperiodes of abonnementen.

FreshCast slaat zelf geen volledige betaalkaart- of bankrekeninggegevens op wanneer deze uitsluitend door de betalingsprovider worden verwerkt.

Content en socialmediagegevens

• informatie over uw winkel en assortiment;
• aanbiedingen, evenementen en andere door u ingevoerde content;
• concepten en gegenereerde socialmediaberichten;
• afbeeldingen die u uploadt;
• afkeuringsredenen en feedback op gegenereerde content;
• Facebook- en/of Instagram-koppelgegevens;
• versleutelde toegangstokens voor gekoppelde socialmedia-accounts;
• publicatiestatus en gegevens van gepubliceerde berichten;
• engagement- en prestatiestatistieken.

Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres en technische browsersignalen voor beveiliging, rate limiting en botdetectie;
• auditloggegevens;
• foutmeldingen en technische diagnostische informatie;
• sessie- en authenticatiegegevens;
• metadata over gegevensexports en accountwijzigingen.

Wij proberen persoonsgegevens in logging en foutmonitoring zoveel mogelijk te beperken en gevoelige waarden actief te redigeren.

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

• het aanmaken en beheren van FreshCast-accounts;
• authenticatie en beveiligde toegang;
• het beheren van gebruikers en teamleden;
• het uitvoeren van het FreshCast-abonnement;
• facturatie en betalingsverwerking;
• klantenadministratie;
• het genereren van tekst en afbeeldingen met AI;
• het voorbereiden, goedkeuren en publiceren van socialmediacontent;
• het ophalen en analyseren van socialmediaprestaties;
• het voorkomen van fraude, misbruik en ongeautoriseerde toegang;
• het beveiligen en technisch onderhouden van FreshCast;
• foutdetectie en probleemoplossing;
• het uitvoeren van gegevensexports;
• het verwerken van wijzigingen en verwijderingsverzoeken;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

FreshCast publiceert gegenereerde socialmediacontent niet automatisch zonder voorafgaande menselijke goedkeuring binnen de publicatiestroom.

3. Op welke rechtsgronden verwerken wij persoonsgegevens?

Uitvoering van een overeenkomst

De meeste gegevens zijn noodzakelijk om FreshCast aan onze zakelijke klanten te kunnen leveren. Hieronder vallen bijvoorbeeld accountbeheer, authenticatie, AI-generatie, socialmediapublicatie, teambeheer, abonnementen en facturatie.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens moeten wij bewaren om aan fiscale of andere wettelijke administratieve verplichtingen te voldoen. Dit geldt met name voor factuurgegevens.

Gerechtvaardigd belang

Wij verwerken bepaalde gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging van FreshCast, fraudepreventie en voorkoming van misbruik, foutmonitoring en betrouwbaarheid van de dienst, het bijhouden van auditinformatie, en het behouden van een consistente klantenadministratie.

Voor het opnieuw herkennen van een eerder geregistreerde zakelijke klant bewaart FreshCast gedurende maximaal zeven jaar na het laatste gebruik een HMAC-hash van het e-mailadres in combinatie met het eerder toegekende klantnummer. Het oorspronkelijke e-mailadres is uit deze registratie niet rechtstreeks leesbaar.

4. Kunstmatige intelligentie

AI-functionaliteit vormt een kernonderdeel van FreshCast. Voor tekstgeneratie kan FreshCast gebruikmaken van Anthropic Claude. Voor beeldgeneratie en beeldbewerking kan FreshCast gebruikmaken van Google Gemini.

Wij sturen alleen informatie naar deze AI-diensten die noodzakelijk is voor de aangevraagde functionaliteit. Bij afbeeldingen wordt beschikbare EXIF- en GPS-metadata vooraf verwijderd voordat een afbeelding voor AI-verwerking wordt aangeboden.

AI kan fouten maken. Daarom blijft de zakelijke gebruiker verantwoordelijk voor de controle van gegenereerde content voordat deze wordt gebruikt of gepubliceerd.

5. Facebook en Instagram

Wanneer u een Facebook- of Instagram-account aan FreshCast koppelt, verwerken wij gegevens die nodig zijn om de koppeling en aangevraagde publicatiefuncties uit te voeren. Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. Wanneer een socialmedia-account via FreshCast wordt ontkoppeld, wordt de lokale koppeling inclusief het opgeslagen toegangstoken verwijderd. Voor verwerking door Facebook en Instagram gelden daarnaast de voorwaarden en privacyregels van Meta.

Verwijdering van Facebook- en Instagram-gegevens

U kunt op elk moment uw Facebook- of Instagram-koppeling laten verwijderen via:

• FreshCast zelf: Instellingen → Sociale media → koppeling verwijderen; of
• Facebook: Instellingen → Apps en websites → FreshCast verwijderen. Facebook stuurt ons automatisch een verwijderingsverzoek via de Meta Data Deletion Callback.

Meer informatie en contactmogelijkheden staan op onze dataverwijderingspagina. De status van een verwijderingsverzoek is op te zoeken via www.freshcast.nl/data-deletion/status/{bevestigingscode}.

Na verwijdering van de koppeling worden het versleutelde toegangstoken en alle bijbehorende koppelingsinformatie direct gewist. Overige FreshCast-accountgegevens (zoals gegenereerde posts en facturen) worden niet automatisch verwijderd als gevolg van een Facebook-dataverwijderingsverzoek — daarvoor is accountverwijdering nodig (zie sectie 16).

6. Betalingen

FreshCast maakt voor betalingsverwerking gebruik van Mollie. Mollie verwerkt de gegevens die noodzakelijk zijn voor betalingsverkeer en abonnementsbeheer. FreshCast ontvangt waar nodig technische identificatienummers en betaalstatusinformatie, maar verwerkt niet zelf alle financiële gegevens die tijdens een betaling aan Mollie worden verstrekt.

7. Dienstverleners en subprocessors

Voor de levering van FreshCast gebruiken wij onder andere:

• Supabase — database, authenticatie en bestandsopslag;
• Anthropic — AI-tekstgeneratie;
• Google — AI-beeldgeneratie en aanverwante AI-diensten;
• Meta — Facebook- en Instagram-integratie;
• Mollie — betalingsverwerking;
• Resend — transactionele e-mail;
• Railway — backendhosting;
• Vercel — frontendhosting;
• Sentry — foutmonitoring;
• Cloudflare — onder andere bot- en misbruikpreventie via Turnstile.

Wij sluiten waar vereist gegevensverwerkingsovereenkomsten met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subprocessors zijn gevestigd buiten de EER of kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Dit kan onder meer gelden voor Anthropic, Google, Meta, Resend, Railway, Vercel, Sentry en Cloudflare.

Waar persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, maken wij waar vereist gebruik van passende waarborgen, zoals de Standard Contractual Clauses (SCC's), eventueel in combinatie met aanvullende beschermingsmaatregelen.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

• account- en gebruikersgegevens: in beginsel zolang het account bestaat;
• factuurgegevens en facturen: 8 jaar;
• klantnummerregistratie en pseudonieme e-mailhash: 7 jaar na laatste gebruik;
• auditloggegevens: 730 dagen;
• Mollie-webhookgebeurtenissen: maximaal 400 dagen, ruwe payload na 90 dagen geredigd;
• teamuitnodigingen: maximaal 24 uur;
• gegevens van een self-service export: maximaal 7 dagen;
• tijdelijke beeldbestanden: in beginsel maximaal 24 uur;
• socialmedia-toegangstokens: zolang de koppeling nodig is, tot accountverwijdering of ontkoppeling;
• opgeslagen content, afbeeldingen en statistieken: zolang het FreshCast-account bestaat.

10. Cookies en lokale browseropslag

FreshCast gebruikt geen marketing- of advertentiecookies en geen producttracking zoals Google Analytics of Meta Pixel.

FreshCast gebruikt wel technieken die noodzakelijk zijn voor de dienst en beveiliging, waaronder:

• fc_access voor de beveiligde gebruikerssessie;
• fc_refresh voor het vernieuwen van de gebruikerssessie;
• een kortlevende cookie voor OAuth/PKCE-processen, bijvoorbeeld bij Google-login;
• tijdelijke sessionStorage voor het overdragen van de bedrijfsnaam tijdens registratie en onboarding;
• technische opslag die nodig kan zijn voor Cloudflare Turnstile.

Omdat deze technieken noodzakelijk zijn voor de werking of beveiliging van FreshCast, wordt hiervoor geen afzonderlijke marketingtoestemming gevraagd.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, waaronder versleuteling van socialmedia-toegangstokens, httpOnly- en Secure-cookies, CSRF-bescherming, Content Security Policy, HSTS, tenant-isolatie via Row Level Security, rate limiting, en actieve redactie van persoonsgegevens en geheimen uit logging.

12. Uw privacyrechten

Wanneer de AVG op de verwerking van uw persoonsgegevens van toepassing is, kunt u afhankelijk van de omstandigheden verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van persoonsgegevens, of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

FreshCast biedt voor een deel van deze rechten self-servicefunctionaliteit. Voor een formeel privacyverzoek kunt u contact opnemen via privacy@freshcast.nl. Wij reageren binnen de termijnen die de AVG daarvoor voorschrijft.

13. Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken. Wij zullen de verwerking dan opnieuw beoordelen en stoppen wanneer wij geen dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

14. Bijzondere persoonsgegevens

FreshCast is niet ontworpen voor het verwerken van bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals medische gegevens of biometrische gegevens. Zakelijke gebruikers wordt gevraagd dergelijke informatie niet in vrije tekst, afbeeldingen of AI-prompts op te nemen.

15. Persoonsgegevens die onze klanten via FreshCast verwerken

FreshCast is een B2B-dienst. In bepaalde situaties kan een zakelijke klant via FreshCast persoonsgegevens verwerken waarvoor die klant zelf het doel van de verwerking bepaalt. Voor dergelijke gegevens kan de FreshCast-klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en kan Visspecialist van Wijk VOF optreden als verwerker. De betreffende afspraken worden nader geregeld in een verwerkersovereenkomst.

16. Verwijderen van een account

FreshCast beschikt over een accountverwijderingsprocedure. Na een verzoek geldt een bedenktijd van 7 dagen waarbinnen het verwijderen ongedaan kan worden gemaakt. Na die 7 dagen worden uw accountgegevens, winkelgegevens, gegenereerde content en sociale koppelingen permanent verwijderd.

Factuurgegevens en boekhoudkundige records worden op grond van de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) minimaal 7 jaar bewaard, ook na accountverwijdering. Dit zijn gegevens als factuurnummer, bedrag en betaaldatum — geen social media-tokens of contentgegevens.

17. Datalekken

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij het incident overeenkomstig de AVG. Bij een meldplichtig datalek melden wij dit binnen de wettelijk voorgeschreven termijn bij de bevoegde toezichthouder en informeren wij betrokkenen wanneer de AVG dat vereist.

18. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via privacy@freshcast.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

19. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij materiële wijzigingen kunnen wij zakelijke gebruikers aanvullend informeren via FreshCast of per e-mail.

20. Contact

Visspecialist van Wijk VOF
t.a.v. FreshCast
Heyhoefpromenade 81
5043 RB Tilburg
Nederland
KvK: 84249897
E-mail: privacy@freshcast.nl